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      有效管控項目范圍是項目成功的關鍵

      一個項目確定了進度、成本和質量,那么就意味這這個項目范圍確定下來了,控制好項目的交付范圍,就意味這你在進度、成本和質量這三者之間取得了平衡,你的項目也就成功了一半。如何管控項目范圍的變化,你要記住這三點。首先是確保你要知道項目的交付范圍有哪些;其次是提升項目團隊專業能力,讓他們識別和管理這些項目范圍的變化,最后是項目溝通。

        沒有哪個項目范圍是不變的,只是變化的大小和程度不同而已,控制項目的交付范圍,意味這項目的交付范圍變化可控。

      1、了解項目范圍-交付范圍

        第一點就是要知道項目的交付范圍有哪些,不僅僅項目經理要知道項目的交付范圍,項目團隊也要了解,項目的利益相關者也要了解,你的客戶也必須要知道項目的交付范圍。

        有許多不同的方式對項目的交付范圍進行溝通,項目范圍來源于工作說明、商務合同,有時候你通過項目開通會向項目團隊以及利益相關者介紹項目范圍,但是,僅僅在項目啟動階段介紹一次是不夠的,你必須保持每周都要對項目的交付范圍進行宣傳。

        你的項目范圍是指,一旦你的項目開始,短期內,人們要知道他們需要做什么,或者他們的職權范圍是什么,他們開始考慮如何去完成這些工作。

        實際上作為項目經理你已經開始管理項目范圍,你需要不斷的向你的項目團隊重申項目交付范圍,也需要向各個利益相關者、最終用戶來重申,這是非常重要的一件事。

        你可以采取不同的方式來進行重申項目交付范圍,如一對一的溝通,發送項目進展周報等。

      2、深化提升團隊專業水平及管理水平

        下一步就是要對你的團隊成員進行訓練,你不要嘗試去控制你的團隊成員去和項目客戶之間的溝通。你必須要培養你的團隊能夠識別和理解你的范圍,并且知道何時發生了變化。

        當客戶進行微妙的暗示,我現在真的喜歡這樣的顏色,這樣更改可能更好一些的時候,你的團隊成員就知道應不應該接受更改。

        你要培養團隊成員在完成項目任務時的警覺性,團隊成員每天都需要和客戶進行溝通和交流,他們需要清楚的知道項目的交付范圍是什么,這樣他們就能大致得出一個范圍的推論。

        如果你的項目成員不能正確的識別項目交付范圍的變更,那么可能增加5分鐘的工作量,帶來的是需要3天的測試或者返工。如果一個項目有十來個5分鐘的變更,那么整個項目團隊測試的工作量會成指數倍增。

        了解交付范圍的重要點在于他們應該能夠知道從A點到B點,再從B點到C點,最后到達目的地。但是在從B點到C點的過程中,可能客戶插入進來需要幫個小忙,那么我們就去了D點,這樣整個項目就偏離了最初的C點,無法到達最終的目的地。

        如果確實有大的變化,團隊成員可以把需求拿回來,然后和項目經理進行溝通,如果項目經理無法確定,可以提交到項目管理團隊進行溝通,來獲得承認并確定范圍的變化。

        所以訓練真的很重要,你如何將讓你的團隊成員識別潛在的范圍變化,并且如何有效的管理客戶。當客戶提出變化時,他們只是簡單的對客戶說,相信我能做好。

      3、項目內溝通交流

        最后一個因素是溝通,溝通作為一個項目經理的主要工作,你要和你的團隊成員溝通,和項目的利益相關者溝通,你要和客戶溝通。

        你的工作就是通過溝通項目的交付范圍,看項目范圍是否存在潛在的變化。不論是項目范圍是擴大還是縮小,你都需要進行管理和控制,因為作為一個項目經理需要對項目交付范圍負責。

        所以上面的三個快速提示是關

      于如何維護和管理你的項目范圍變化的。首先確保你的項目團隊、項目利益相關者和客戶每個人都知道項目范圍是什么,并在項目的整個生命周期期間不斷的去強化它。

        其次確保你的項目團隊知道如何識別項目范圍的變化,并且能夠如何正確的應對客戶提出的變化要求而不是直接說“不”,或者把客戶的需求傳達給項目經理。

      最后,是通過溝通來管理項目的預期。這個項目要達成一個什么目標,提供一個什么樣的產品,是什么的重要組成部分,你作為一個項目經理,要確保不斷的進行溝通來對你的項目范圍進行管理

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