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      “時間就是金錢”在項目管理中確實是真理。項目工時直接影響著項目費用和成本,不論你的項目工作是按小時還是按固定費用計費和付款,你在一段工時內完成的工作越多,你的效率就越高,費用和成本也就越低。

      跟蹤工時有助于了解項目的收入和支出,以及預測未來周期的結果。我們將進一步了解項目工時管理的重要性,項目工時跟蹤的基本規則,以及如何實現項目工時管理。

      跟蹤工時對項目工時的重要性

      對于許多項目來說,跟蹤工時通常是按小時計算為客戶完成的工作的費用。但即便你的項目沒有按小時計費,跟蹤工時仍然有意義。以下是跟蹤工時對項目的好處:

      1、規避隱藏的項目費用。如果安排得當,工時跟蹤可以解決工時費用不明的常見問題,例如,減少花費在閱讀電子郵件或與同事溝通上的時間。

      2、審查和分析團隊的績效和效率。工時跟蹤是審查和分析團隊的績效和效率最簡單和最直接的方法。收集團隊的工時費用數據,有助于我們了解全局,理解生產力動態,找出哪些可以優化和哪些需要優化。

      3、最后一點也不容小覷,那就是:對于正式員工來說,工時跟蹤數據支持對他們的工作效率和績效進行分析,看看有哪些地方可以改進和優化。

      4、提供可靠的計劃和預測依據。歷史周期的工時跟蹤數據提供執行特定任務所需工時的見解。

      項目工時跟蹤的基本規則

      首先,使用帶有專業的項目工時表軟件,比如Gungho,確保工時跟蹤和數據分析不需要太多時間和精力。自動化系統有助于減少時間和精力的消耗,但也依賴于整個流程的清晰度和透明度。在Gungho工時表中創建清晰的工作結構并設置報表,這樣你以后就可以通過幾次點擊來生成報表。

      工時跟蹤只有在提供準確數據的情況下才有意義,否則,它就會變成浪費時間的活動,對團隊績效和工作環境不會產生任何積極影響。以下是考慮如何安排工時跟蹤的基本技巧:

      其次,向項目團隊解釋為何你要執行工時跟蹤,以及為何工時表數據非常重要。你希望員工將此作為工作流的重要組成部分,并準確記錄數據。你需要協助團隊成員采用工時跟蹤,及時提醒他們填寫工時表,幫助他們明確哪些活動應該跟蹤到特定任務,跟蹤他們是如何填寫工時表。

      最后,分析收集到的數據,了解工作流中可能存在的缺點和瓶頸,評估團隊成員的效率,弄清楚是否有成員不堪重負或者工作量太少。

      項目工時管理的主要步驟

      工時跟蹤是成功管理工時的關鍵。那么,如何建立工時管理程序,實現按時交付項目呢?項目的工時管理周期包含這三個步驟:

      1、分析結果。在每個周期結束時執行這一步,看看取得了哪些成績,有哪些可以改進的地方,團隊中哪些動態值得密切關注。

      2、跟蹤在當前工作周期完成的工作的工時費用。稍后,你將會用這些數據來安排未來周期的工作,因此數據的準確性非常重要。

      3、在全面分析數據之后,你可以使用數據來為下一周期的估算做準備、預測團隊的能力以及規劃未來的工作量。

      如何分析項目工時費用?

      數據分析通常是一項復雜而繁瑣的活動,但自動化工具可以幫你節省大量時間和精力。Gungho工時表軟件提供內置報表,你可以用這些報表對特定時期、活動和團隊的數據進行匯總。

      數據分析的最終結果是工時跟蹤活動的關鍵點,要確保用于工時跟蹤的工具包含足夠靈活的報表模塊,從不同角度查看數據。分析工時費用,你可以這樣做:

      ■記錄具體活動的實際輸入工時與估算工時之間的差異,這顯示出估算在哪里以及為何不夠精確,有助于改進對未來周期的估算。

      ■匯總所有團隊成員針對項目任務記錄的工時,查看特定時間段的總計,并將它們與歷史結果進行對比,以了解團隊和團隊成員的績效。

      ■如果你的工時跟蹤工具具有計費和會計模塊,那么使用它來計算可計費金額和應付金額,以及項目活動的最終盈利能力之間差異。

      ■分析團隊成員在任何特定時期的加班數據,該數據提供如何規劃和分配工作量的見解。

      項目工時管理需要注意點

      如果執行得不好,工時跟蹤不僅會對項目和工作管理沒有幫助,而且還會變成團隊中每個人都討厭的另一個負擔。注意不要在跟蹤工時上花費太多時間,因為這會破壞工作優化的理念。你需要制定清晰的流程,使用的直觀工具,并為你的團隊提供必要的指導。同時,不要忽略用收集到的數據實現改進的方法。否則,整個流程就沒有意義。

      另外,不要保留事后編輯工時表的可能性。為了防止團隊成員糾正他們前幾周和前幾個月記錄的工時,請批準和鎖定過去周期的工時表。你不希望工時跟蹤在會計部門處理工資并向客戶開具發票之后被人編輯。

      項目工時總結

      雖然項目工時跟蹤不是項目管理唯一的事項,但它是最基本的事項。如果項目經理不能控制項目工時,他們就不能控制利害關系人的成本和期望

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