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      工作量跟蹤在項目管理中的作用?

      工作量跟蹤主要是日程控制的管理工具。具體來說,它是衡量在計劃活動和非計劃活動上花費的時間的過程。這是個關鍵點,因為它使項目經理能夠比較工作分解結構(WBS)中計劃項目的實際和估計,從而實現進度控制。此外,它還有助于收集數據,以供規劃未來的項目使用。

      你可以實施什么樣的管理控制來確保在計劃的時間范圍內交付所需的產出?根據進度表進行某種形式的進度衡量絕對有必要。這聽起來非常簡單明了,但許多項目都犯了典型錯誤——沒有這樣的衡量系統。

      在使項目走上正軌之前,你必須能夠判斷它是否處于正軌。引入工作量跟蹤系統是迄今為止提供評估的最佳方式,使項目管理團隊能夠控制進度、做出數據驅動的決策,甚至為未來的項目收集歷史數據。

      工作量好處:用數據驅動決策

      可以使用該數據的另一個重要指標是衡量團隊必須應對的多任務或上下文切換的水平。任務之間的上下文切換需要時間,平均而言,順序處理可以讓你更快得到結果。這在需要聚焦于特定任務或活動的項目期間尤為重要。

      管理和影響導致變更的因素對項目的成功至關重要。如果項目經理不能根據數據快速做出中期調整,那么項目注定會失敗。孤立地跟蹤工作量并不能保證剛才描述的成功場景。目標清晰在決策過程中扮演著重要的角色。如果目標不清晰,決策就會基于第六感和直覺,而這往往因項目經理而異。

      典型的項目經理在項目開展過程中要面對成千上萬的決策。其中一些決策可以根據經驗和直覺做出,但許多并不能。這些決策需要建立在準確的事實性數據之上,所有相關人員都能理解并提供支持。根據計劃跟蹤工作量是提供這些數據的一種方法。

      說明這一點的最好方式是舉例。項目經理先前作為開發團隊的一部分參與特定項目的工作,他發布了用于跟蹤目標進展的指標(如開銷百分比)。此外,還為每個指標定義了閾值,如果達到閾值,將根據該閾值采取糾正行動。當團隊在一個矩陣組織中運行時,人們的時間有許多相互競爭的需求。通過使用簡單的工作量跟蹤流程,項目經理能夠證明已經達到或超過了某些閾值。糾正行動是即時的,不需要無休止的會議來辯論決策/行動的理由,團隊知道中途糾正是基于數據進行的,并立即對決策提供支持。項目經理成功獲得了團隊的支持。

      可以使用該數據的另一個重要指標是衡量團隊必須應對的多任務或上下文切換的水平。任務之間的上下文切換需要時間,平均而言,順序處理可以讓你更快得到結果。這在需要聚焦于特定任務或活動的項目期間尤為重要。

      管理和影響導致變更的因素對項目的成功至關重要。如果項目經理不能根據數據快速做出中期調整,那么項目注定會失敗。孤立地跟蹤工作量并不能保證剛才描述的成功場景。目標清晰在決策過程中扮演著重要的角色。如果目標不清晰,決策就會基于第六感和直覺,而這往往因項目經理而異。

      項目經理不僅通過使用數據驅動的決策來控制項目,而且數據的使用方式和被視為使用的方式實際上帶來了附帶的好處整個團隊對這個過程充滿信心。數據的使用是面向任務的、及時的和果斷的,從而導致更好的輸入、更好的分析、改進的可預測性和最終的項目成功。

      使用具有時間跟蹤功能的項目管理軟件是一種更流暢、更準確的項目工作量管理方法。Gungho工時表軟件的WIP時間跟蹤符合現代企業項目管理需求,它提供各種功能,如時間表、工資單、高級生產力洞察、可定制的項目儀表板等,用來管理員工所花時間的產出價值。這也是成本最低且性價比最高的方法。

      缺乏 WIP 時間跟蹤機制將導致管理者手上缺乏數據,公司的時間成本就這樣白白浪費掉。Gungho工時表可以幫助你有效地跟蹤和分析公司的工作時間,并規劃你的工作流程以實現高效的項目管理。

      總結

      工作量跟蹤對于項目領導來說是必須的管理工具,如果有效使用的話會增加重要的價值。實現有效的流程需要理解典型的障礙以及克服辦法。關鍵信息是關注過程輸出而不是工具,確保它面向任務,獲得團隊支持,最重要的是,對可用數據采取行動,并被看到采取了行動。意識到可能的好處,并積極向團隊展示這些好處。最終,由數據驅動的決策所引導的項目進度表應能證明它是值得的

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