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      細說項目成本控制

      項目成本控制是一個持續的過程,有助于將職能分為四個步驟:資源規劃、估算、預算和控制。它們大多是連續的,但有可能在項目中途發生一些資源變化,迫使預算進行調整?;蛘?,在控制過程中觀察到的偏差可以調用估算修正。


      1、項目資源規劃

      資源規劃是確定執行項目所需資源并將項目完成的過程。資源的例子有人員(如雇員和承包商))和設備(如基礎設施、大型施工車輛和其他供應有限的專門設備)。

      資源規劃是在項目開始時完成的,在實際工作開始之前。

      首先,項目經理需要準備好工作分解結構(WBS)。他們需要查看WBS中的每個子任務,詢問完成這個任務需要多少人,需要什么樣的技能,以及需要什么樣的設備或材料。

      雖然這一步發生在規劃階段,但是項目經理需要考慮實際情況。例如,你可能確定了對具有特定專業知識的資源的需求,但如果組織中沒有這樣的資源,你就必須考慮雇用一個承包商或培訓你的團隊。所有這些真實的變量都會影響成本控制。

      通過采用這種任務級別的方法,項目經理就可能得到所有資源的準確而完整的清單,然后將其作為下一步估算成本的輸入。

      2、項目成本估算

      成本估算是對與執行項目所需資源相關的成本進行量化的過程。為了進行成本計算,我們需要以下信息:

      ■ 資源需求

      ■ 每個資源的占用時長

      ■ 每種資源的價格

      ■ 了解公司的財務狀況和報告結構

      ■ 假設清單

      ■ 潛在風險

      ■ 過去的項目成本和行業基準


      估算和實際成本之間的偏差越大,項目成功的可能性就越小。然而,有許多估算模型可供選擇。如果你有大量來自類似項目的歷史成本數據,那么類比估算是一個不錯的選擇。一些組織更喜歡數學方法,如參數建?;虺绦蚬烙嫼蜋z查技術(PERT)。

      估算可以說是成本控制中最困難的步驟,因為準確性是關鍵。此外,項目經理還必須考慮諸如固定成本和可變成本、管理費用、通貨膨脹和金錢的時間價值等因素。

      然后就需要在采用自上而下和自下而上的方法之間做出選擇。當過去的成本數據可用時,自上而下通常有效。在這個方面,項目經理通常有執行類似項目的經驗,因此可以很好地進行決策。自下而上適用于組織沒有很多經驗的項目,因此,在任務級別計算成本估算值,然后往上推算是有意義的。

      3、項目成本預算

      成本預算可以看作是估算的一部分,也可以看作是一個獨立的過程。預算是將成本分配到項目特定部分的過程,例如特定時間段的單個任務或模塊。預算包括用于管理意外費用的應急儲備金。

      預算創建了一個成本基線,據此我們可以繼續度量和評估項目的成本績效。如果沒有預算,估算的總成本仍然是一個抽象的數字,中途很難衡量。對項目績效的評價使我們有機會評估為項目的未來階段需要撥出多少預算。

      確定預算的另一個原因是,組織經常依賴預期的未來現金流來提供資金。在初始階段,項目經理的資金有限,必須相應地設定目標。這類似于在最初的幾個月里建好地基和一層樓,然后完成項目的其余部分。

      4、項目成本控制

      成本控制是衡量自基線的成本偏差并采取適當行動的過程,如增加預算分配或減少工作范圍,以糾正差距。成本控制是在整個項目生命周期中持續進行的過程。這里的重點是及時清晰的報告和衡量。

      與成本基準一樣,成本控制計劃也是成本控制的重要輸入。這個計劃包含了一些細節,比如如何測量項目績效,偏差的閾值是什么,如果超出閾值將采取什么行動,以及擁有決策權的人員和角色的列表。

      在處理大型項目中的數百項任務時,成本控制可以提供決策者所需的透明度,以便迅速對情況做出反應。

      總結:可以采用項目成本控制軟件

      與項目管理的其他方面類似,成本控制會因許多變量而變得復雜。這個過程本身很復雜,需要注意細節和嚴謹的方法。項目管理軟件的使用可以大大簡化這個過程。

      像Gungho項目管理這類軟件提供了一個集中位置對所有項目的數據和信息,幫助你了解預算差異、進行審批、跟蹤分析項目等。系統以實時儀表板可以進行清晰而簡單的報告。其跨計劃、估計、預算和控制的數據集成可實現持續監控和快速、主動的響應。

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